Held – BWI | HERKULES im Faktencheck

So geht Großprojekt – die BWI setzt Maßstäbe

Thu, 30 Apr 2015 07:07:47 +0000

Ob Flughafen, Konzerthaus oder Bahnhof – viele Projekte sprengen Zeit- und Kostenrahmen. Nicht so beim Großprojekt HERKULES. Bei Europas größter öffentlich-privater Partnerschaft (ÖPP) etablierten die Verantwortlichen von Beginn ein Programmmanagement – und das nachweislich erfolgreich.

Die Gründe für das Scheitern von Großprojekten sind vielfältig. Allein die Bezeichnung „Großprojekt“ kann für eine verfehlte Einschätzung des Gesamtausmaßes sorgen. Es sind eben nicht einfach „große Projekte“, sondern häufig eine Vielzahl von Projekten unterschiedlichster Größe, die in einer komplexen Struktur zusammengesetzt, ein neues Vorhaben ergeben. Dabei gilt es, deren Ablauf zu organisieren und ein Programm zur kontinuierlichen Bearbeitung der Gesamtstruktur zu etablieren. Gerade die Komplexität ist das entscheidende Charakteristikum. Kurz: Es bedarf eines ausgereiften Programmmanagements, um diese zu beherrschen.

Was ist eigentlich ein Programm?

Der Unterschied zwischen Projekt und Programm liegt in der Zielsetzung: Meist verfolgen Projekte primär ein singuläres Ziel innerhalb eines Unternehmens, ohne dabei andere Firmenaktivitäten einzubeziehen, geschweige denn das gesamte System. Ein Erfolg ist es nur dann, wenn das Ziel erreicht ist und die Ressourcen eingehalten wurden. Im Gegensatz dazu berücksichtigen Programme die vielfältigen Abhängigkeiten, die sich zwangsläufig aus der Anzahl und Heterogenität der Systemelemente ergeben. Dabei geht es weniger um einzelne Projektetappen, als um deren Beiträge zum übergeordneten Programmziel.

Ein typischer Projektauftrag ist zum Beispiel die Entwicklung einer Software oder die Erneuerung der Arbeitsplatzcomputer – einzelne, in sich geschlossene Aufgaben. Ein übergreifendes Programm hingegen steuert und plant den umfassenden Umbau der gesamten IT-Infrastruktur beispielsweise einer Organisation. Darunter fallen auch die Entwicklung und Einführung neuer Software, der Ausbau der Netze und die Einführung von Services wie einem zentralen User Help Desk. Ein übergeordnetes Programmmanagement hat dabei die Aufgabe, alle Abhängigkeiten der Projekte und Teilprojekte zu erfassen, abzubilden und zu steuern. Das wesentliche Merkmal von Programmen: Sie verfolgen gesamtheitliche Ziele, die häufig die Strategie einer Organisation abbilden.

Der Erfolg der BWI

Diesen Überlegungen folgend etablierte die BWI von vornherein ein übergeordnetes Programmmanagement für das IT-Projekt HERKULES. Dieses entwickelte einen gesellschaftsübergreifenden Gesamtdurchführungsplan (GDP) und eine eigene Programmmanagementmethodik. Der GDP war das verpflichtende und einzige Projektplanungswerkzeug der BWI mit verbindlichen Strukturen. Er ermöglichte die kontinuierliche Anpassung und Optimierung, die bei solch langfristigen und vielschichtigen Vorhaben wie HERKULES erforderlich sind. Der GDP stellte die Abhängigkeiten und Wechselwirkungen der Projekte untereinander dar und ermöglichte es, deren Zusammenwirken kontinuierlich zu optimieren und zu steuern.

Rückblickend ist festzustellen, dass der Erfolg insbesondere auf die übergreifenden Zwischenkontrollen innerhalb der GDP-Phasen zurück zuführen ist. Die BWI hat damit demonstriert, dass mit einer ganzheitlichen Steuerung Vorhaben dieser Komplexität erfolgreich ans Ziel gebracht werden können.

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Hans Czwikla: Der Vermittler

Mon, 20 Apr 2015 09:30:11 +0000

Ob Kameraden, Eltern, Botschafter, Schüler oder Jobsuchende: Der Auskunft- und Vermittlungsdienst (A&V) der Bundeswehr findet für alle den gewünschten Gesprächspartner. Wir haben mit Hans Czwikla gesprochen. Er vermittelt seit rund 30 Jahren.

Am Standort Ulm vermittelt Hans Czwikla zusammen mit seinen 16 Kollegen des Auskunft- und Vermittlungsdienstes (A&V) sämtliche ein- und ausgehenden Anrufe der Bundeswehr. Möchte jemand den Ehemann oder die Tochter in einer Kaserne erreichen, hat aber die Nummer nicht zur Hand, hilft ihm der A&V weiter. Per ACD-Technik (Automatic Call Distribution) werden die Telefonate auf die zehn Standorte in Deutschland verteilt. So hat der Anrufer immer den nächsten freien Mitarbeiter in der Leitung und muss nie lange warten.

Anrufe am laufenden Band

Seit im Rahmen von HERKULES die Vermittlungsdienste der Bundeswehr zusammengelegt wurden, steuern knapp 250 Mitarbeiter den A&V: „Das sind unglaubliche Dimensionen“, sagt Czwikla. Wo vorher jede einzelne Kaserne Selbstversorger war, stellen heute zentrale Prozesse den reibungslosen Telefonverkehr sicher. „Wir vermitteln bundesweit in die Liegenschaften und zu den Auslandseinsätzen der Bundeswehr“, erklärt der 52-Jährige. Egal ob in Kassel oder in Kundus, die Telefonagenten der BWI haben die Nummern der Kameraden und Dienststellen schnell zur Hand. Sie greifen dabei auf eine maßgeschneiderte Anwendung zurück − den Power Operator. 120 bis 150 Gespräche gehen so bei jedem Mitarbeiter pro Tag ein.

Beste Verbindungen nach überall

„Jeder Anrufer ist anders“, erzählt der Schwabe. „Das Spektrum reicht von Anfragen zum Ersatzwehrdienst über die Mutter, die ihren Sohn in Kabul sprechen möchte, bis hin zum Botschaftssekretariat aus dem Ausland.“ Der A&V vermittelt auch Telefonate auf die Hardthöhe und ins Ministerium nach Berlin.
Die Mitarbeiter sind an 365 Tagen im Jahr erreichbar, rund um die Uhr. Ulm teilt sich die Nachtschicht mit den Kollegen im Service Center Köln. Wenn die Nacht hereinbricht, werden aus den Telefonagenten oftmals Seelsorger: „Da hat man häufig einsame Anrufer in der Leitung, die jemanden zum Reden brauchen“, erzählt Czwikla. „In diesem Fall helfen Einfühlungsvermögen und Geduld weiter.“

Auf Entspannungstour in die Berge

Seit fast 30 Jahren macht Czwikla den Job als ziviler Angestellter. Erst in der Herzog-Albrecht-Kaserne im schwäbischen Münsingen. Heute als gestellter Mitarbeiter für die BWI in der Wilhelmsburg-Kaserne in Ulm. Der Schichtdienst in der Kaserne schluckt viel Zeit. „Aber das weiß man vorher“, meint Czwikla. „Ich entspanne am liebsten beim Motorradfahren.“ Bei diesem Thema kommt er ins Schwärmen. „Wenn es möglich ist, bin ich jede freie Minute mit meiner BMW unterwegs.“ Schwarzwald, Schwäbische Alb, Allgäu, Österreich, Italien: „Die Schluchten und die Bergwelt in den Dolomiten sind einzigartig. Das müssen Sie unbedingt mal erlebt haben.“ Hans Czwikla könnte stundenlang von seinen Motorradtouren erzählen. Doch der nächste Anrufer ist bereits in der Leitung.

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Die BWI wünscht frohe Weihnachten

Mon, 22 Dec 2014 07:58:27 +0000

Ruhe kehrt ein. Tannenbäume werden geschmückt. Letzte Geschenke gekauft. Viele Angehörige der Bundeswehr genießen die besinnliche Zeit des Jahres bei ihren Familien und können von ihrem beruflichen Alltag entspannen. Aber nicht jeder hat frei, nicht überall gehen die Lichter aus. Das heißt auch die IT muss reibungslos weiter laufen. Dafür sorgt in der Zwischenzeit die BWI. Sie hat alles im Blick und kümmert sich um den Betrieb der IT-Infrastruktur – auch über die Feiertage.

Selbstverständlich laufen über Weihnachten und Neujahr alle Systeme komplett überwacht weiter. Die IT-Experten der BWI gönnen sich auch an den Festtagen keine Pause. Zu den Fleißigsten gehören die Kolleginnen und Kollegen des User Help Desk. Die telefonische Ersthilfe für die Nutzer ist weiterhin rund um die Uhr erreichbar. Aber auch die Kollegen in den Betriebskompetenzzentren, dem Vor-Ort-Service und den Rechenzentren stehen bereit, um potenziell auftretende Fehler zu beheben. So ist ein reibungsloser Betrieb auch über den Jahreswechsel sicher gestellt.

Erfreulicher Jahresrückblick

Im Dezember gilt es aber auch, Bilanz zu ziehen. Haben wir unsere Ziele erreicht? Was kommt künftig auf uns zu? Wie kann sich die BWI noch besser aufstellen? Besonders erfreulich: Die Auszeichnungen für das Modernisierungsprojekt HERKULES sowie das Talentmanagementprogramm der BWI Systeme. Eine schöne Bestätigung der bisherigen Arbeit und Ansporn für zukünftige Herausforderungen. Im Fokus steht aber selbstverständlich auch schon der Dezember 2016, wenn die BWI an die Bundeswehr geht. Die Vorbereitungen für den Moment, wenn der Vertrag der öffentlich-privaten Partnerschaft endet, laufen bereits.
Ein erfolgreiches Jahr 2014 geht zu Ende. Die BWI wünscht Ihnen ein frohes Fest und einen guten Rutsch ins neue Jahr!

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Eine neue IT für die Bundeswehr – Folge 6

Thu, 13 Nov 2014 08:00:25 +0000

HERKULES hat seine Ziele erreicht und ist bereit für die Zukunft

Seit 2012 läuft der Zielbetrieb – die Modernisierung ist umgesetzt.

HERKULES hat Zeit- und Kostenrahmen eingehalten. Ende 2016 zieht sich HERKULES wieder auf den Olymp zurück. Die Bundeswehr erhält Ende 2016 ein zentralisiertes und standardisiertes IT-System und wird Eigentümer eines modernen IT-Dienstleisters, der sein Leistungsfähigkeit bereits bewiesen hat.

Eine gute Ausgansbasis für die künftigen Herausforderungen.

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Eine neue IT für die Bundeswehr – Folge 5

Wed, 05 Nov 2014 08:00:49 +0000

HERKULES unterstützt die Neuausrichtung

Den Zielbetrieb in 2012 gerade erreicht, nehmen sich HERKULES und die BWI der nächsten Aufgabe an …

Zusätzlich helfen sie dabei die IT-Veränderungen bei der Neuausrichtung der Bundeswehr umzusetzen. Dank der neuen Technik, sei es Hardware oder Software, und der zentralen Steuerung kann HERKULES die Bundeswehr hier effektiv unterstützten.

HERKULES leistet ganze Arbeit. Und macht sich bereit für 2016 …

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