Was ist eigentlich ein Programm?
Der Unterschied zwischen Projekt und Programm liegt in der Zielsetzung: Meist verfolgen Projekte primär ein singuläres Ziel innerhalb eines Unternehmens, ohne dabei andere Firmenaktivitäten einzubeziehen, geschweige denn das gesamte System. Ein Erfolg ist es nur dann, wenn das Ziel erreicht ist und die Ressourcen eingehalten wurden. Im Gegensatz dazu berücksichtigen Programme die vielfältigen Abhängigkeiten, die sich zwangsläufig aus der Anzahl und Heterogenität der Systemelemente ergeben. Dabei geht es weniger um einzelne Projektetappen, als um deren Beiträge zum übergeordneten Programmziel.
Ein typischer Projektauftrag ist zum Beispiel die Entwicklung einer Software oder die Erneuerung der Arbeitsplatzcomputer – einzelne, in sich geschlossene Aufgaben. Ein übergreifendes Programm hingegen steuert und plant den umfassenden Umbau der gesamten IT-Infrastruktur beispielsweise einer Organisation. Darunter fallen auch die Entwicklung und Einführung neuer Software, der Ausbau der Netze und die Einführung von Services wie einem zentralen User Help Desk. Ein übergeordnetes Programmmanagement hat dabei die Aufgabe, alle Abhängigkeiten der Projekte und Teilprojekte zu erfassen, abzubilden und zu steuern. Das wesentliche Merkmal von Programmen: Sie verfolgen gesamtheitliche Ziele, die häufig die Strategie einer Organisation abbilden.
Der Erfolg der BWI
Diesen Überlegungen folgend etablierte die BWI von vornherein ein übergeordnetes Programmmanagement für das IT-Projekt HERKULES. Dieses entwickelte einen gesellschaftsübergreifenden Gesamtdurchführungsplan (GDP) und eine eigene Programmmanagementmethodik. Der GDP war das verpflichtende und einzige Projektplanungswerkzeug der BWI mit verbindlichen Strukturen. Er ermöglichte die kontinuierliche Anpassung und Optimierung, die bei solch langfristigen und vielschichtigen Vorhaben wie HERKULES erforderlich sind. Der GDP stellte die Abhängigkeiten und Wechselwirkungen der Projekte untereinander dar und ermöglichte es, deren Zusammenwirken kontinuierlich zu optimieren und zu steuern.
Rückblickend ist festzustellen, dass der Erfolg insbesondere auf die übergreifenden Zwischenkontrollen innerhalb der GDP-Phasen zurück zuführen ist. Die BWI hat damit demonstriert, dass mit einer ganzheitlichen Steuerung Vorhaben dieser Komplexität erfolgreich ans Ziel gebracht werden können.
]]>Wirtschaftlich optimiert
Mit der Erweiterung des Lizenzmanagements, dem Projekt ELIMA, wird jede Software, die die BWI für die Bundeswehr betreibt, erfasst und gemanagt. Claudia Frank vom Lizenzmanagement der BWI erklärt: „ELIMA hat die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass bereits im technischen Design die Softwarelösungen wirtschaftlich optimiert eingesetzt werden, wie beispielsweise beim Wechsel von Datenbanksystemen auf die jeweils neueste Version.“
Bei der Gestaltung des Lizenzmanagements haben die Verantwortlichen großen Wert auf die Transparenz der Prozesse und Beschaffungen gelegt. Durch monatliche Berichte und feste Berichtszyklen werden die vorhandenen Lizenzen kontrolliert und gesteuert. Der Kunde Bundeswehr hat hierdurch die Möglichkeit, sich jederzeit ein aktuelles Bild von vorhandenen und benötigten Lizenzen machen zu können.
Der SAMS-Award
Der SAMS Award wird für besonders herausragende Leistungen in der unternehmensweiten Umsetzung von Software Asset & Lizenz Management Gesamtstrategien vergeben. Die im Vorfeld eingereichten Projekte werden von einer unabhängigen Fachjury beurteilt, nominiert und ausgewählt. Zu den Preisträgern der vergangenen Jahre zählen unter anderem Evonik Industries AG, die Daimler AG und die Swisscom IT Services AG.
Claudia Frank, Uwe Sprenger und Gerd Kalkhoff aus dem Lizenzmanagement der BWI nahmen den Preis am 23. Februar 2015 in Berlin entgegen.
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